在會議活動的停止時期，會議組織者的任務將接受嚴厲的考驗。秘書必需要細心反省，才干保證本人良好地執行一切為會議活動而制定的縝密方案。會議活動公司認為，在會議活動停止時期次要有以下任務：

1、接待會議來賓
    作為比擬正式的會議活動，與會者中往往有一些重要的來賓列席，迎接會議成員或來賓是會議活動組織中表達良好志愿的重要表現。接待來賓不只僅限于在會議入口處簽到，還需求將一些主人迎人休息室，并熱情地將賓客做互相引見，陪同他們一同進入會議室。假如賓客眾多，可以先引導進入衣帽間。再引導至簽四處，初陪同進入會場。

2、與會者簽到。
    了解與會者到會的狀況，除了報到時停止報到注銷外。在正式閉會時進入會場時往往還要停止一次簽到。這樣可以知道與會者是否真正到會。特別是有些重要的會議活動，需求到達一定人數，會議的表決才有效時，簽到就尤其顯得重要了。簽到的辦法有電子簽到和手工簽到兩種。

3、會議時期的協調任務
    會議正式開端后，會議的主體是會議主席和與會者，但秘書作為會議的組織者還要做很多的協調任務。這些任務有：
    ①為大會的擔任人、會議掌管人或其他與會者處置他們提出的特殊要求。
    ②為會議的錄音、錄像任務做好技術保證。
    ③依據報到表印發與會者的通訊錄。
    ④搜集大會的舊事音訊并打印成簡報，并將簡報分發給與會者。
    ⑤復印會議文件材料。

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