活動策劃現場遭遇突發情況應該怎么處置？活動管理作為一個復雜系統工程涉及到大量人力物力及資源的調度和管理，不管前期的策劃和籌備工作做得多么到位，在活動策劃現場都可能會有預料不到的突發事件，那么如何處理好突發事件將是活動能否成功舉辦的重要保障。

    突發事件突可被廣義地理解為突然發生的事情：第一層的含義是事件發生、發展的速度很快，出乎意料；第二層的含義是事件難以應對，必須采取非常規方法來處理。下面我們將介紹幾種活動策劃現場中的突發事件及其應對的方法：

活動策劃現場突發情況一：設備故障或電力中斷
    在活動策劃現場偶爾會遇到設備故障和電力中斷的情況，特別是一些中小型的活動，由于設備不夠專業而出現現場設備故障，特別是音響系統出現故障率最高。各品牌的音響系統由于價格懸殊巨大其質量也不一樣，一套小型的用于會議的次品牌的音響系統可能成本價就幾萬元，其質量自然沒有保證，這樣在活動上演階段便可能出現嘯叫、甚至因為使用過久被燒壞的可能。而一套大型的專業級的音響系統的投入少則好幾百萬，大則上千萬的都有，這樣的專業設備只要有專業人士在現場負責使用通常保險系數極高。只有一種情況就是因為淋雨導致電路燒壞的情況，通常作為有經驗的專業公司都會采取預案，通常都有現場的備份設備，以確保萬無一失。
    通常影響電力中斷的原因主要有1、負荷過高，導致供電系統不堪重負而中斷。2、氣候突然變化，如下雨、刮風等導致電線斷裂或短路而電力中斷。3、由于現場電力線路架設不規范，或由于觀眾現場踩踏等原因導致線路受損的電力中斷。解決電力中斷的辦法通常是在活動開始前需要準備供電車，并同晚會的設備系統相連，一旦出現電力中斷可以及時啟動供電車的供電系統。

活動策劃現場突發情況二：因嘉賓及演員臨時缺席導致的節目流程更改
    大型節慶活動的嘉賓和演員通常是不到最后一刻很難最終確定，出席嘉賓的更改可能衍生出一系列的節目流程問題。我曾聽朋友說過一個這樣的案例，某個活動曾經就出現過這要的問題，原定出席活動并宣布活動開幕的省領導因為臨時改變行程而于活動上演前取消了出席本次活動，但由于主辦方和活動執行方及主持人在銜接上出了溝通上的問題，活動上演的時候主持人還是照本宣科的說“有請xxx領導宣布開幕”，最終上演了極其尷尬的一幕。
    同樣演員也可能因為航班等原因無法趕到節目現場，這樣便需要對現場的流程、音樂、燈光進行重新調整，因為大型晚會活動的音樂燈光都是實現通過電腦預設了程序的。

活動策劃現場突發情況三：氣候突變
    大型活動的舉辦最怕現場突然刮風下雨，氣候變化引起的突發事件小則可能使現場出現混亂，大則可能出現安全事故，比如因下雨導致的現場線路漏電，因刮風導致舞臺及燈光架坍塌等重大事故。這就需要在活動前有足夠的準備。對于任何一場活動，專業的活動策劃運營公司都會都防范風雨天氣的措施，比如對燈光、音響、電視錄制設備等進行防雨處理，對燈光架進行加固。同時需要仔細查看歷史天文資料及仔細留意近期天氣預報。

活動策劃現場突發情況四：安全問題
    遇到安全問題通常需要由公安部門來主導，但活動組織單位及現場主持人應積極配合現場公安的疏導工作。

活動策劃現場突發情況五：其他突發事件類型
    有一個例子，2006年4月，三亞一場名為“碧海、明月、慈悲心” 的大型佛教音樂晚會，這臺晚會中間有一個歌伴舞的佛樂節目，當這個節目快要開始的時候，歌手突然想上廁所，但他在后臺也不清楚臺上調度，他也疏忽了與催場的導演銜接，就在他去上廁所的時候，他的節目開始了，臺上舞蹈演員已翩躚起舞，因為是假唱對口型，表演現場也有了這個歌手歌唱的聲音，但臺上就是不見歌手。幾秒鐘后，歌手從廁所里出來了，直接就往舞臺上沖。面對突發事件，臺口導演臨危不亂，阻止了歌手的不理智行為，因為這樣沖上去肯定穿幫，會上觀眾莫名奇妙，成為一個重大的差錯。導演將錯就錯，在音樂響起一段后，找到一個恰當的點，讓歌手從舞臺后方出現，下面的觀眾毫無感覺，以為這是一個藝術上的設計。
    可見一個突發事件的出現不僅將考驗團隊的應變能力，更將考驗團隊的協作能力和堅持不懈的精神，任何突發事件都是有辦法化解的，靠什么化解?一個是靠應變，第二個就是靠團隊的一種合作和執著的精神，正所謂事在人為，任何突發事件我們都要去面對而不是回避，這也是我們在活動執行中要堅持的、在執行過程中要尊崇的一種理念。

    突發事件因為令人措手不及而等同于危機，關于危機一詞有人這樣解讀，說危機就是危險加機會，從理論上來說，危險可以防患但不能完全避免，但只要充分考慮到上述要素，帶著強烈的責任心去直面危險、化解危險，就能把危險降低到最小程度，甚至轉危為安、使活動大放異彩，如果這樣，無疑將得到活動主辦方的高度認同與尊重。

推薦閱讀：頒獎活動策劃容易出現的問題 頒獎晚會策劃流程